podnikanie.

Prečo používať emailový podpis a ako si ho správne nastaviť

Martin Chyla 19.08.20204629

Komunikujete so svojimi obchodnými partnermi či zákazníkmi najčastejšie emailom? V tom prípade by ste nemali zabudnúť na vhodne nastavený emailový podpis. Ak je nastavený dobre, môže podstatne zvýšiť vašu reputáciu u zákazníkov aj obchodných partnerov. Preto je v prípade emailovej komunikácie rovnako dôležitý, ako iné časti vašej značky.

Veľa firiem i drobných podnikateľov zvykne podceniť dôležitosť dobre navrhnutého emailového podpisu. Je to tak zrejme preto, že si neuvedomujú jeho hlavné funkcie, ktoré by mal spĺňať, ale aj skryté výhody, ktoré vám ponúka zadarmo s každým mailom ktorý pošlete.

V prvom rade ide o reprezentáciu vašej firmy. Vďaka emailovému podpisu vás môže zákazník či partner ľahko rozlíšiť od konkurencie aj po dlhšom čase. Okrem toho email s podpisom pôsobí oveľa dôveryhodnejšie a vďaka kontaktným údajom, ktoré by v ňom nemali chýbať, umožní kontaktovať vás v prípade záujmu.

Čo by mal dobrý emailový podpis obsahovať?

Meno, priezvisko a funkcia vo firme

Meno a priezvisko je samozrejme najdôležitejšie, veď bez predstavenia sa toho veľa v biznise nedosiahnete. Dôležitá môže byť aj vaša funkcia vo firme, aby klient vedel čo môže od vás očakávať a s kým má tu česť komunikovať. Vďaka tomu bude vedieť položiť vhodné otázky ohľadom svojich záujmov.

Telefónne čísla a emaily na firmu

Kontaktné údaje na firmu i na vás osobne nesmú chýbať v žiadnom emailovom podpise. Mali by byť klikateľné, aby vás mohli prípadný záujemcovia obratom kontaktovať aj online alebo vám zavolať jedným kliknutím z mobilu v ktorom si email pozerajú. S množstvom to však netreba preháňať. Aj tu platí, že všetkého veľa škodí. Preto ak máte 4 web stránky, alebo využívate viaceré emaily, stačí vybrať jeden, kvantita môže skôr uškodiť.

Odkaz na firemnú stránku a logo firmy

Zákazník, ktorý chce vedieť o vašej spoločnosti viac detailov, určite ocení možnosť dostať sa na firemný web okamžite, jedným klikom. Okrem toho nezabúdajte na to, že hlavná výhoda loga je, že zákazník v spleti textu vidí farebný odkaz vo farbách vašej značky a oveľa rýchlejšie si ju zapamätá. Následne viaceré marketingové štúdie potvrdzujú, že ľudia oveľa lepšie reagujú na obraz ako na text a firmu ktorú vidia častejšie v podvedomí preferujú. Zároveň je takýto odkaz dobrý aj pre tých, ktorí vašu značku ešte nepoznajú. Dozvedia sa o vás viac priamo na stránke a v prípade záujmu vás aj kontaktujú.

Linky na sociálne siete

Ani tento spôsob komunikácie netreba podceňovať. Samozrejme pre každú formu podnikania to môžu byť iné sociálne siete, ale pre väčšinu podnikateľov, s ktorými pracujeme my najčastejšie používame kombináciu týchto troch:

Facebook - pre uverejňovanie noviniek o firme a aj rôznych akcií v rámci vašej ponuky.
Google Moja firma - pre priamu navigáciu do vašej firmy, ale v poslednej dobe aj možnosti najdôležitejších informácií o vašich kontaktoch, otváracích hodinách, produktoch, novinkách, fotografiách alebo iných akciách
Zariadim.sk - pre umiestnenie overených referencií o vašich produktoch, službách i firme samotnej
pre iné firmy to môžu byť tiež siete, ako sú Instagram, Pinterest, LinkedIn, YouTube alebo aj Twitter prípadne TikTok či Snapchat

Práca s recenziami je stále viac a viac dôležitá. Google postupne eliminuje umiestňovanie neoverených textových recenzií a preferuje recenzie z profesionálnych portálov, ktoré sú naviac doplnené o rich data, ktoré vedia čítať roboty vyhľadávačov. Recenzie sú stále viac vyhľadávané najmä zákazníkmi ktorí u vás nakupujú prvý krát alebo nakupujú tovar či službu, ktorú predtým nepoznali. Podnikatelia vedia, že zbierať recenzie nie je vôbec jednoduché, preto emaily napríklad po nákupe by mali takúto žiadosť obsahovať. Našim klientom naviac vždy pripravíme personifikované formuláre zberu recenzií doplnené o vaše logo či individuálne kritériá hodnotenia. O výhodách na recenzií portálu zariadim.sk si napíšeme viac nabudúce.

Vaša fotografia

Nie je síce povinná, ale pridaním vhodnej fotografie môžete zvýšiť svoju dôveryhodnosť a serióznosť. Okrem toho vás klient hneď spozná aj naživo, čo môže byť niekedy veľkou výhodou. Mali by ste však zjednotiť formát fotografií všetkých svojich zamestnancov, aby nepôsobili opačným dojmom. Rôzne rozmery a fotografie napríklad zo sociálnych sietí sú v tomto prípade nevhodné. Oveľa lepšie je využiť služby profesionálneho fotografa a vytvoriť pre celý tím kolegov kvalitné fotografie.

Na čo nezabudnúť

Pri tvorbe emailového podpisu by ste nemali zabudnúť používať vaše firemné farby, logo a hlavne jednotný dizajn. Všetky časti emailového podpisu by mali byť vhodne zalomené v rámci dizajnu. Okrem toho je v dnešnej dobe nutné aj vhodné nastavenie responzivity pre mobily, pretože viac ako polovica emailov je dnes otváraná na mobiloch. Ak používate niektorého z poštových klientov, nezabudnite na správne nastavenie vkladania emailového podpisu aj tam.

Čoho sa vyvarovať?

V prvom rade nepoužívajte ako svoj emailový podpis obrázok. Jeho nevýhodou je, že údaje na ňom si klient nemôže skopírovať a nie vždy sa správne zobrazí. Emailový podpis by ste mali mať kódovaný vo formáte html, aby bol čitateľný pre všetkých rovnako.

Už len z dôvodu obmedzeného priestoru by ste nemali do emailového podpisu pridávať žiadne zbytočné informácie. Pomerne často sa môžete stretnúť napríklad s reklamami, inšpiratívnymi citátmi, či fotografiami inými ako je logo, či tvár. Nemali by ste pridávať ani fakturačné údaje, či oznámenia typu "Tento email bol odoslaný z iPhone".

Kvôli rozmerom by ste sa mali vyvarovať textom písaným veľkým písmom, ktoré zaberajú veľa miesta. Zároveň nepoužívajte príliš veľký obrázok s textom, pretože sa nedokáže prispôsobiť mobilom, nahrávanie zaberá veľa času a v niektorých prípadoch ho emailový klient pridáva ako prílohu k emailu a nie ako podpis. Podobne je to aj s animáciami, ktoré nepodporuje väčšina emailových klientov.

Aj tu je menej viac

Predtým, ako si navrhnete vlastný emailový podpis, by ste si mali určit zoznam informácií, ktoré tam chcete umiestniť. Určite nepridávajte všetky možné kontaktné údaje. Vyberte radšej tie najdôležitejšie, aby sa celý emailový podpis vošiel do troch či štyroch riadkov.

Dobrou správou v tomto prípade je, že na vytvorenie svojho vlastného emailového podpisu nemusíte minúť ani cent. Na internete sú dostupné viaceré generátory podpisov ktoré sú dokonca zadarmo. Majú však svoje obmedzenia, tak ako všetko, čo je zdarma. Takže ak chcete skutočne emailový podpis na mieru, mali by ste využiť služby profesionálov. Je len na vás a na vašich podnikateľských plánoch, ktorú možnosť využijete. Na kvalite však určite záleží.